Cuando te quedan 7 días pero para el fiestón

Ahora enfoquémonos en las preguntas:

Por supuesto, las fiestas profesionales pertenecen a una liga diferente a las fiestas privadas. De todas formas, a algunos eventos asisten muchas personas o por lo menos así se planea. Seguro puedes darnos algunos consejos basados en tu experiencia diaria como organizador profesional.

Claro. Muchas veces, el desarrollo de una fiesta exitosa es el mismo para un evento privado o una megafiesta. Se envían las invitaciones, se decora el lugar, se compran las bebidas y se preparan los sonidos y los DJ. Las diferencias se encuentran en el detalle. Y allí está la cuestión. Muchos consideran que la organización de una fiesta es una tarea sencilla. Pero uno ya debe tener cierto talento organizativo, conocer el mercado y poder amortizar el riesgo financiero. Un cálculo ordenado siempre tiene sentido, así como también lo tiene un objetivo concreto.

Cuando te quedan 7 días pero para el fiestón

1. Comencemos por la preparación: según tu opinión, ¿cuándo debería comenzar a planearse una fiesta?

Esto depende del tamaño de la fiesta. Las mega raves requieren un año de preparación. Los eventos pequeños en discotecas o clubs, hasta medio año. Las fiestas privadas o fiestas al aire libre espontáneas pueden organizarse en 48 horas. De todas formas, mucho se realiza en clubes. Si uno quiere contratar a un buen DJ, debería comenzar a preguntar con tiempo y además buscar un vuelo económico con buenas conexiones así como también alojamiento. Pero antes que todo, debería realizarse siempre un cálculo de los gastos. Y esto debería hacerse aún antes de comenzar a dedicar tiempo a la organización.

2. ¿Qué debería tenerse en cuenta respecto de la ubicación?

Para la mayoría de las ubicaciones existe una oferta clásica de entradas frente a bar. El organizador se ocupa de la entrada y el propietario del lugar, del bar. La ubicación debe tener una buena fama y también ostentar potenciales clientes habituales. Sin embargo, en la actualidad, cuantos más clientes habituales tenga el lugar, menos le gustará al propietario entregar ambos aspectos, es decir, la entrada y el bar. Si uno ha encontrado un lugar que hasta el momento no se ha explotado, depende del organizador llamar la atención con algo “nuevo”. Esto significa un poco más de trabajo pero es posible que tenga mejores resultados porque despierta el interés de los invitados. También es importante la ubicación del lugar y las conexiones, ya que los invitados querrán llegar fácilmente. Una vez que se encuentra el lugar indicado, se cierran los contratos y se determina una fecha para el evento. Aquí se fijan por escrito los costes de alquiler, seguridad, sonido, luces, GEMA y limpieza. La duración de la fiesta depende siempre del anfitrión y, por supuesto, del tipo de música que se ofrece. Las fiestas electrónicas necesitan siempre un buen sonido. Sin los “bums”, la fiesta decaerá rápidamente. Lo mismo es aplicable a las luces. Los buenos lugares ofrecen ambos en su equipamiento básico. A este equipamiento pertenecen también el mezclador, el reproductor de CD y el tocadiscos para el DJ. Si uno debe alquilar además un equipo de sonido adicional, debería prestarse especial atención a los costes y al consejo profesional.

Cuando te quedan 7 días pero para el fiestón

3. ¿Cómo puede encontrarse un buen DJ si uno no conoce a ninguno en especial? ¿Cuánto cuesta algo así?

Esto ya sería un enfoque erróneo. Si uno no conoce la escena, no debería involucrarse en este tipo de eventos. Todos deberían tener no sólo su canción y su artista favoritos, sino también observar otras cosas y tener una idea de hacia donde se desplaza el mercado. Los artistas pasan rápidamente y unos pocos logran obtener un estatus de largo plazo. Luego se tendrán en cuenta los costes. Si un DJ está de moda y es conocido internacionalmente, solicitará varios miles de Euros. A eso hay que sumarle los costes del viaje, tarifas de reservas y alojamiento. De todas formas, siempre existen artistas regionales en quienes se puede confiar. En este caso debería constatarse que no se presenten demasiado a menudo y/o cómo se desarrollan.

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4. ¿A partir de qué momento habría que realizar las invitaciones? ¿Qué es muy pronto y qué muy tarde?

Una publicidad sana comienza en promedio a las 4 a 8 semanas, pero existen algunos eventos que ya tienen mucha fama y que se publicitan antes pero que el factor sorpresa se hace público recién 24 horas antes del evento. En este caso también hay varias opciones que deben tenerse en cuenta dependiendo del grupo de destino. Muchos utilizan una mezcla efectiva: volantes, pósters, anuncios en revistas especializadas, boletines online y publicidad en diversos portales online. Lo importante es la gráfica y el lema adecuado para la fiesta. En el caso de nuevas ubicaciones, debe describirse la forma de llegar. Muchos utilizan también las redes sociales como Facebook o myspace.

5. Y en las fiestas: ¿Qué mezcla de bebidas debería ofrecerse? ¿Cómo se calcula por persona? ¿Cuánto deberían costar las bebidas para que los invitados no se enojen?

He ido a fiestas que se han quedado sin bebidas rápidamente. Los invitados se molestaron y se fueron a otra fiesta. La compra en la estación de servicio puede ser muy cara. Las bebidas son el principal ingreso de todas las fiestas y por eso debe prestarse especial atención. Deberían solicitarse bebidas en comisión y tener de sobra, en vez de que falte. Cuáles bebidas tienen más salida, es algo que debería tomarse de la experiencia. También debe considerarse el precio de compra. Hay mucha diferencia en los precios.

Cuando te quedan 7 días pero para el fiestón

6. En el caso de la decoración y las luces ¿qué debería tenerse en cuenta?

Esto depende del observador. En ninguna fiesta puede faltar una buena puesta de iluminación. Hay fiestas que se basan solamente en un estroboscopio y niebla, pero esto depende de la música y el estilo. Otros quieren más estilo e invierten en pantallas LED. En el ámbito de la decoración técnica nunca es demasiado. Todo debe tener una coherencia con el lugar, el lema y los invitados.

Cuando te quedan 7 días pero para el fiestón

7. ¿En dónde debería encontrarse la pista de baile y qué sucede con el volumen de la música?

También en este caso existen diversas variantes. El lugar de la pista de baile depende de la estructura del lugar. Si el lugar ya es fijo y el equipo de sonido ya está instalado, un técnico en sonido debería medir el volumen para obtener el sonido óptimo. Esto también debe adecuarse al nivel de DB establecido legalmente. Lo importante es no molestar a las personas que viven alrededor. Porque esto también puede llevar a un final de fiesta más rápido. La aclaración con la policía local también puede tener sentido. Después de todo, los invitados vienen a disfrutar de buena música, a conocer gente simpática y a divertirse bailando para irse a dormir con una sonrisa en la cara. Organizar una fiesta no es fácil y debería dejarse que un profesional se ocupara.

O uno puede ahorrarse el esfuerzo y simplemente asistir a alguna de las fabulosas fiestas de la noche berlinesa. Para saber cuándo y dónde, simplemente lee Partysan Berlin.